Veiller au respect des règlements sur les impôts est essentiel pour assurer la prospérité de l’entreprise.La paie et les impôtssont des éléments importants pour tout propriétaire d’entreprise qui cherche à développer ses activités.
Que vous gériez personnellement la paie de votre entreprise ou non, il est important de bien comprendre les règles relatives à la paie et à l’impôt afin de rester au fait des obligations des propriétaires d’entreprise au Canada. Cela nous amène auxfeuilletsT4 et T4A. Leurs noms sont presque identiques, mais ils présentent quelques distinctions essentielles. Le présent article vous explique ces différences et comment les entreprises peuvent utiliser ces feuillets pour leurs employés.
Qu’est-ce qu’un feuilletT4?
Le feuilletT4 est un État de la rémunération payée. Il s’agit en fait d’un document qui indique toutes les sommes qu’un employé a reçues de son employeur au cours de l’année. Cela comprend les déductions et les avantages suivants:
- Assurance-emploi(AE)
- Régime de pensions du Canada (RPC)
- Impôt sur le revenu
Un T4 peut être remis en version papier ou électronique à un employé par son employeur avant la fin du mois de février. Il indique notamment le numéro d’assurance sociale de l’employé, le revenu brut avant les retenues et les versem*nts effectués à l’ARC (AE, RPC et impôt sur le revenu). Il contient aussi des renseignements sur les cotisations syndicales, les avantages sociaux et bien d’autres, que nous aborderons un peu plus loin.
Qui reçoit un T4 au Canada?
Que vous soyez résident ou non-résident, toute personne travaillant au Canada reçoit un T4 ou un T4A. Si un employé régulier (à temps plein ou à temps partiel) travaille au Canada, il recevra un feuilletT4 de son employeur.
Un T4A est remis aux entrepreneurs et aux travailleurs autonomes. En tant que propriétaire d’entreprise, vous devrez peut-être produire un feuilletT4 et un feuilletT4A, selon les types d’employés qui figurent sur votre liste de paie. C’est le cas, par exemple, si vous embauchez régulièrement des salariés et des entrepreneurs.
Exemple de T4 – Aperçu des T4, explication sommaire des cases
Examinons chaque section d’un T4 pour mieux comprendre comment il doit être rempli. Voici quelques cases utiles du formulaire auxquelles vous devrez prêter une attention particulière.
- Case14:Le revenu d’emploi total de l’année avant le prélèvement des retenues
- Case16:Toutes les cotisations versées au RPC (Régime de pensions du Canada)
- Case18:Les cotisations de l’employé à l’assurance-emploi (AE)
- Case20:La somme de toutes les cotisations au Régime enregistré d’épargne-retraite
- Case22:Toutes les déductions fiscales sur le revenu effectuées pour l’année
- Case44:Les cotisations syndicales, le cas échéant
- Case46:Les dons de bienfaisance que vous avez effectués
- Case42:Le montant total des revenus provenant de commissions reçues en cours d’emploi
- Case52:Le facteur d’équivalence
- Case55:Les cotisations de votre employé au Régime provincial d’assurance parentale (RPAP)
- Case56:Les gains assurables de votre employé pour le calcul des cotisations au Régime provincial d’assurance parentale (RPAP)
Comment trouver et calculer les montants pour les feuilletsT4?
Si vous utilisez un outil de traitement de la paie comme celui de QuickBooks, il vous suffit de cocher la case «Formulaires de fin d’année» pour accéder aux renseignements sur les T4, qui sont préparés pour vous par l’équipe de QuickBooks. Cette section contient un résumé détaillé de toutes vos opérations relatives au cumul annuel. Il s’agit essentiellement de tous les revenus provenant des salaires, de l’assurance-emploi, du Régime de pensions du Canada (RRQ pour le Québec) et de l’impôt sur le revenu.
T4 pour les employés
Le feuilletT4 indique à l’employé combien il a gagné au cours d’une année civile, ainsi que le montant prélevé sur son salaire par le gouvernement. Ce formulaire est important pour vos employés, car ils l’utiliseront pour remplir leur déclaration de revenus pour l’année.
Les feuilletsT4 doivent être produits chaque année dans les cas suivants:
- Vous avez versé à un employé un montant de 500$ ou plus au cours de l’année civile.
- Des cotisations ont été déduites du salaire de l’employé pour le Régime de pensions du Canada, le Régime des rentes du Québec, l’assurance-emploi, l’impôt sur le revenu ou le Régime provincial d’assurance parentale.
- Un feuillet est requis même si l’employé est inactif ou licencié.
Certaines entreprises envoient leur T4 par la poste, mais il existe une solution bien plus simple. Si vous souhaitez éviter ces tracas, vous pouvez les envoyer par voie électronique. Certains outils de traitement de la paie facilitent l’accès aux feuilletsT4 à l’aide d’un portail sécurisé.
Soumettre un T4 auprès de l’ARC
Il est recommandé de soumettre vos T4 à l’ARC par voie électronique. Si vous avez plus de 50feuillets à transmettre, la soumission par voie électronique est obligatoire. Cela dit, vous pouvez également choisir de soumettre la version papier si vous avez moins de 50feuillets. Vous trouverez les formulaires nécessaires dans la section Formulaires et publications. Vous pouvez également les obtenir en appelant le 1800959-5525. Vous devez remplir un formulaire pour chacun de vos employés et le joindre au T4Sommaire lorsque vous transmettez vos documents fiscaux. Par la suite, une déclarationT4 est envoyée par la poste à l’adresse que vous avez indiquée sur le T4Sommaire. Gardez à l’esprit qu’il est préférable de conserver une copie des feuilletsT4 et du sommaire pour vos dossiers.
Corriger ou modifier un T4
Que se passe-t-il si vous vous rendez compte soudainement que vous avez fait une erreur dans les feuilletsT4 après les avoir soumis pour production? Vous avez peut-être oublié d’inclure une prime ou une commission gagnée par l’un de vos employés. Vous avez peut-être commis une erreur dans le numéro d’assurance sociale d’un employé, ce qui aura une incidence sur ses prestations au titre du Régime de pensions du Canada. Heureusem*nt, vous pouvez apporter desmodifications à votre T4assez facilement et rapidement. Vous pouvez modifier et mettre à jour les cases nécessaires par voie électronique et utiliser le code du type de sommaire et de feuillet «A». Pour les versions papier, veillez à écrire «modifié» en haut du formulaire pour désigner clairement la version (il est préférable de l’écrire en majuscules pour faciliter la lecture). En outre, pour les versions papier, une lettre expliquant la raison du changement est nécessaire.
Revue des gains assurables et ouvrant droit à pension (RGAP) par l’ARC
La correspondance avec l’ARC se fait dans les deux sens. Une fois que vous avez envoyé vos documents, l’ARC examine les montants indiqués et les compare aux montants que votre entreprise a retenus et versés. En cas d’écarts dans les formulaires (par exemple dans les cases du RPC ou de l’AE), la RGAP indiquera où l’erreur s’est produite. Une RGAP est également envoyée s’il reste des cotisations à payer.
Pénalités liées au T4
En règle générale, il est préférable de ne pas manquer la date limite de production, à savoir le 28février. Le non-respect de la date peut entraîner une pénalité, tandis que le dépassem*nt du nombre de T4 soumis en format papier peut entraîner une amende. Pour vous assurer d’éviter ces pénalités, voici comment l’ARC calcule les amendes relatives aux T4 pour les employeurs:
